Som en konsekvens av sammenslåingen av Vestfold og Telemark fylkeskommuner får alle kommuner i nye Vestfold og Telemark fylke nye kommunenummer fra 1. januar 2020. Dette byr på store og komplekse tekniske utfordringer, da kommunenummeret er koblingsnøkkel mellom svært mange IKT- fagsystem i kommunene.

Kommunene må derfor kartlegge hvilke systemer dette gjelder og sørge for at omkoding/ konvertering blir gjennomført, slik at disse systemene kommuniserer godt også etter bytte av kommunenummer.

Korrekt koblingsnøkkel er viktig

En leder i en kommune som jobber med problemstillingen, sammenlignet jobben som nå må gjøres med det å bytte bankkonto- eller bankkortnummer. Hvis man ikke har oversikt over hvor man har oppgitt disse numrene får man fort problemer. I verste fall får man ikke lønn og kjøpeutbytte inn på riktig konto, eller betalt via autogiro, e-faktura osv. Sammenligningen illustrerer viktigheten av å ha oversikt og nødvendigheten av å oppdatere ulike IKT-system med korrekt koblingsnøkkel (i dette tilfellet bankkortnummer).

Konsekvenser for alle sektorer og støttefunksjoner

Utfordringene ved å bytte kommunenummer omfatter mye mer. En utredning fra kommunesektorens organisasjon og utviklingspartner (KS) og PA Consulting Group viser at endring av kommunenummer får konsekvenser for alle sektorer og støttefunksjoner i kommunen.

De største følgene er knyttet til rapporteringen fra kommune til stat. I tillegg oppdateres matrikkelen, som er det offisielle registeret over fast eiendom, bygninger, boliger og adresser, med de nye kommunenumrene ved årsskifte.

Før dette kan gjøres, må alle kommunene rette opp avvik som av ulike årsaker kan være mellom matrikkelen og grunnboka, som er det offentlig registeret over tinglyste rettigheter og heftelser i fast eiendom og borettslagsandeler. Hvis ikke kommunene følger opp dette, så kan det skape problemer med konverteringen som Kartverket må gjøre i matrikkelen og i verste fall føre til unødige problemer og forsinkelser for de som skal gjennomføre ulike eiendomstransaksjoner.

Sette i gang kartlegging og planlegg tiltak nå

Fylkesmannen i Vestfold og Telemark har sammen med Kartverket Skien, sendt ut brev til alle kommunene i Vestfold og Telemark der kommunene oppfordres til å skaffe seg nødvendig oversikt og gjøre nødvendige tiltak for å påse at overgangen til nytt kommunenummer fra 1. januar 2020 går mest mulig smidig for seg.

Kartverket har fått rollen som teknisk koordinator i forbindelse med kommune- og regionreformene og har i den forbindelse utarbeidet en egen ressursside på kartverkets nettside:

Her finner kommunene og andre nyttig informasjon om hva som må gjøres i forkant av fylkessammenslåingen 1.1. 2020.

Erfaringen så langt viser at kommunene er i gang med forberedelsene, men det begynner å bli knapt med tid igjen til årsskifte. Det er derfor viktig å prioritere dette arbeidet nå, slik at IKT-systemene som samfunnet er avhengig av, kommuniserer godt med hverandre også etter at kommunen har fått nytt kommunenummer.

Gjennomførte sammenslåinger

Vestfoldkommunene Sandefjord, Andebu og Stokke ble til Sandefjord kommune 1. januar 2017. De var først ute i denne reformrunden.

Erfaringene fra denne sammenslåingsprossen har gitt verdifull innsikt i blant annet tekniske- og digitale utfordringer som må håndteres ved kommunesammenslåinger.

Disse erfaringene brukes nå aktivt i det videre reformarbeidet over hele landet.

Fra 1. januar 2018 ble:

  • Vestfold kommunene Larvik og Lardal til Larvik kommune
  • kommunene Tjøme og Nøtterøy til Færder kommune
  • kommunene Hof og Holmestrand til Holmestrand kommune

Kartverket har hatt en tett dialog med kommunene underveis i sammenslåingsprosessen. Kartverket Skien har koordinert arbeidet opp mot hovedkontoret vårt på Hønefoss og veiledet kommunene i forhold til de endringene som må gjennomføres i blant annet matrikkelen.

Pågående sammenslåinger

Fra 1.1.2020 vil:

  • Vestfoldkommunene Re og Tønsberg slå seg sammen til Tønsberg kommune
  • kommunen Holmestrand, som slo seg sammen med Hof i 2018, slå seg sammen med Sande kommune til Holmestrand kommune
  • Svelvik kommune slå seg sammen med kommunene Drammen og Nedre Eiker. Samtidig skifter de fylkestilhørighet og blir dermed ikke en del av Vestfold og Telemark fylke
  • I Telemark vil kommunene Sauherad og Bø slå seg sammen til Midt-Telemark kommune

Kontaktinformasjon

Kontaktperson ved Kartverket Skien: geir.mjoen @ kartverket.no